1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных клиентов филиала «Единый расчетно-справочный центр г. Минска» коммунального унитарного предприятия «Центр информационных технологий Мингорисполкома» (далее — Политика) разработана во исполнение требований абз. 3 п. 3 ст. 17 Закона Республики Беларусь № 99-3 от 07.05.2021 «О защите персональных данных» (далее — Закон), для разъяснениям клиентам филиала «Единый расчетно-справочный центр г. Минска» (далее – филиал ЕРСЦ) коммунального унитарного предприятия «Центр информационных технологий Мингорисполкома» (далее – Центр) как и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.

1.2. Термины и их определения, используемые в Политике, определены Законом и принимаются в том же значении и понимании.

1.3. Политика регулирует процессы, связанные с обработкой персональных данных, как с использованием средств автоматизации, так и без их использования, осуществляемых в деятельности филиала ЕРСЦ.

1.4. В своей деятельности филиал ЕРСЦ выступает как в роли оператора, так и в роли уполномоченного лица, при этом осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки.

1.5. Трансграничная передача персональных данных филиалом ЕРСЦ не осуществляется.

1.6. Во исполнение требований п. 4 ст. 17 Закона настоящая Политика публикуется в свободном доступе на веб-сайте www.ерсц.бел и размещается на стендах (информационных панелях) в расчетно-справочных центрах г. Минска.

  1. ЦЕЛИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. Филиал ЕРСЦ осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных в целях, объеме, на правовых основаниях и в сроки применительно к каждой категории субъектов персональных данных.

2.2. Цель обработки персональных данных:

  • расчет начислений за жилищно-коммунальные, возмещаемые и прочие услуги, платы за пользование жилыми помещениями (внесение данных, предоставленных поставщиками услуг и потребителями, в том числе в отношении льгот на основании первичных документов);
  • формирование, ведение и хранение базы данных о зарегистрированных гражданах, поквартирной картотеки;
  • осуществление мероприятий по снижению просроченной задолженности по плате за жилищно-коммунальные, возмещаемые и прочие услуги, плате за пользованием жилым помещением; ведение претензионно-исковой работы по взысканию дебиторской задолженности с целью обеспечения сборов по плате за жилищно-коммунальные, возмещаемые и прочие услуги, плате за пользованием жилым помещением;
  • организация изготовления и доставки извещений о размере платы за жилищно-коммунальные, возмещаемые и прочие услуги, платы за пользование жилым помещением с привлечением сторонних организаций в соответствии с условиями договоров на оказание таких услуг;
  • прием документов для осуществления административных процедур, осуществление административных процедур, в том числе прием и оформление документов по осуществлению административных процедур на основании заключенных гражданско-правовых договоров.
  • предоставление отчетности, связанной с деятельностью филиала ЕРСЦ и необходимой для поставщиков основных жилищно-коммунальных услуг.

2.3. Правовыми основаниями для обработки филиалом ЕРСЦ персональных данных субъектов персональных данных, являются:

  • Жилищный кодекс Республики Беларусь;
  • Закон Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-3 «Об основах административных процедур»;
  • Указ Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»;
  • Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»;
  • Указ Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания»;
  • Указ Президента Республики Беларусь от 07.06.2018 № 225 «О безналичных жилищных субсидий»;
  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 12.06.2014 № 571 «О порядке расчетов и внесения платы за жилищно-коммунальные услуги и платы за пользование жилыми помещениями государственного жилищного фонда, а также возмещения расходов на электроэнергию»;
  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.09.2021 № 548 «Об административных процедурах, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования»;
  • иные нормативные правовые акты Республики Беларусь.

2.4. Правовым основанием для обработки персональных данных также являются договоры, заключаемые филиалом ЕРСЦ.

  1. ОБЪЕМ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И СРОКИ ИХ ХРАНЕНИЯ
Цель обработки персональных данных Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке Перечень обрабатываемых персональных данных Правовые основания обработки персональных данных Срок хранения персональных данных
Осуществление административных процедур Физические лица Фамилия, имя, отчество, идентификационный номер, данные документа, удостоверяющего личность, дата рождения, место жительства (пребывания), данные о семейном положении, акты гражданского состояния, сведения о воинской службе, сведения о состоянии здоровья (включая сведения об инвалидности), сведения о трудовой деятельности, сведения о заработной плате, сведения о недвижимом имуществе, сведения о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (для отдельных категорий), сведения об усыновлении (удочерении), сведения о закреплении жилых помещений за несовершеннолетними гражданами, иные сведения, обработка которых необходима для осуществления конкретной административной процедуры (перечень документов и (или) сведений, предоставляемых гражданином для осуществления административной процедуры, размещен на веб-сайте www.ерсц.бел Закон Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-3 «Об основах административных процедур»;
Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»;
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.09.2021 № 548(ред. от 11.11.2022) «Об административных процедурах, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования»;
(иные нормативные правовые акты Республики Беларусь)
5 лет ЭПК (п.п. 100, 101) постановление Министерства юстиции Республики Беларусь  от 24.05.2012 № 140 (редакция постановления от 11.01.2023 № 1)
 5 лет (п. 106) постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (редакция постановления от 11.01.2023 № 1)
 3 года (п.458) после окончания ведения, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания ведения постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (редакция постановления от 11.01.2023 № 1)
Учет, расчет, обработка и распределение платы за ЖКУ и иные услуги посредством АИС «Расчет-ЖКУ», взыскание дебиторской задолженности за ЖКУ Физические лица, индивидуальные предприниматели, юридические лица Фамилия, имя, отчество, идентификационный номер, данные документа, удостоверяющего личность, дата рождения, место рождения, адрес места регистрации (жительства), данные о семейном положении, акты гражданского состояния, сведения о воинской службе, сведения о состоянии здоровья (включая сведения об инвалидности), сведения о судимости (для отдельных категорий), сведения о трудовой деятельности, сведения о недвижимом имуществе, сведения о признании гражданина без вест пропавшим (для отдельных категорий), сведения об усыновлении (удочерении), о лишении дееспособности (ограничения дееспособности), закрепления жилых помещений за несовершеннолетними гражданами,  место работы и должность, контактные данные, номер телефона, факс, электронный адрес   (при наличии), а в отношении индивидуального предпринимателя, кроме указанного - учетный номер плательщика и сведения о государственной регистрации, номер лицевого счета и данные о помещении и иные персональные данные, необходимые для взыскания дебиторской задолженности по плате за ЖКУ Жилищный кодекс Республики Беларусь;
Указ Президента Республики Беларусь от 07.06.2018 № 225 «О безналичных жилищных субсидиях»;
Указ Президента Республики Беларусь от 23.03.2016 № 107 «Об оплате жилищно-коммунальных услуг, оказываемых населению»;
Положение о порядке расчетов и внесения платы за жилищно-коммунальные услуги и платы за пользование жилыми помещениями государственного жилищного фонда, а также возмещения расходов на электроэнергию, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.06.2014 № 571;
(иные нормативные правовые акты Республики Беларусь)
Ограничены сроками функционирования АИС «Расчет-ЖКУ» (оператор – ОАО «НКФО «ЕРИП»»)
 5 лет (п.295) выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания ведения постановление Министерства юстиции Республики Беларусь  от 24.05.2012 № 140 (редакция постановления от 11.01.2023 № 1)
5 лет ЭПК (п. 100) постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (редакция постановления от 11.01.2023 № 1)
Направление электронного извещения о размере платы за ЖКУ и пользование жилым помещением Пользователи веб-сайта www.ерcц.бел Фамилия, имя, отчество, идентификационный номер, мобильный телефон, электронная почта пункт 3 Положения о порядке расчетов и внесения платы за жилищно-коммунальные услуги и платы за пользование жилыми помещениями государственного жилищного фонда, а также возмещения расходов на электроэнергию, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.06.2014 № 571 Ограничены сроками функционирования веб-сайта
  1. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Субъект персональных данных имеет право:

4.1.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных филиал ЕРСЦ обращался к субъекту персональных данных за получением согласия. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на иных правовых основаниях (например, в соответствии с требованиями законодательства либо на основании договора);

4.1.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных филиалом ЕРСЦ, содержащей:

  • место нахождения филиала ЕРСЦ;
  • подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося работниками филиала ЕРСЦ;
  • персональные данные и источник их получения;
  • правовые основания и цели обработки персональных данных;
  • иную информацию, предусмотренную законодательством;

4.1.3. требовать от филиала ЕРСЦ  внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;

4.1.4. на получение от филиал ЕРСЦ  информации о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых филиалом ЕРСЦ, третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом и иными законодательными актами;

4.1.5. требовать от филиала ЕРСЦ прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

4.1.6. на обжалование действий (бездействия) и решений филиала ЕРСЦ, нарушающих его права при обработке персональных данных, в порядке, установленном законодательством.

4.2. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных филиалом ЕРСЦ, субъект персональных данных направляет в Центр (юридический адрес: 220007, г. Минск, ул. Московская, 9/25) заявление в письменной форме. Такое заявление должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

дату рождения субъекта персональных данных;

изложение сути требований субъекта персональных данных;

идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.

Центр не  рассматривает заявления субъектов персональных данных, поступившие в его адрес иными способами (e-mail, телефон,  факс и т.п).

  1. МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

    • Безопасность персональных данных, которые обрабатываются филиалом ЕРСЦ, обеспечивается путем реализации правовых, организационных и технических мер, необходимых для выполнения в полном объеме требований действующего законодательства в области защиты персональных данных.
    • Филиал ЕРСЦ обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц, постоянно совершенствует методы защиты персональных данных.
    • Центр обеспечивает ознакомление своих работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, в том числе с требованиями Закона, с настоящей Политикой, а также проводит обучение указанных работников и иных лиц в порядке, установленном законодательством.
    • Помещения расчетно-справочных центров филиала ЕРСЦ оборудованы специализированными комплексами технических средств:
  • системой пожарной сигнализации и оповещения о пожаре людей, предназначенной для обнаружения признаков пожара и информирования людей о факте и месте их появления. В случае появления сигналов о возникновении признаков пожара, информация о них передается на пульт централизованного наблюдения территориального подразделения Министерства чрезвычайных ситуаций, с целью оперативного прибытия пожарного аварийно-спасательного подразделения.
  • системой видеонаблюдения и аудиозаписи.

    • Центр совершает следующие действия с ЭВМ, используемыми в процессе осуществления деятельности:

  • в целях предотвращения заражения (модификации) файлов или операционной системы вредоносным кодом, похищения персональных данных субъектов, обрабатываемых филиалом ЕРСЦ, оснащает лицензионным антивирусным комплексом с регулярным обновлением антивирусных баз;
  • для предотвращения хищения персональных данных субъектов, подключение ЭВМ филиала ЕРСЦ к единой автоматизированной информационной системе «Расчет-ЖКУ» осуществляется только через защищенные каналы связи. Криптографическую защиту информации обеспечивает Владелец защищенной информационной системы.

5.6. Центр путем издания локальных нормативных актов:

  • ограничивает круг лиц, участвующих в работе в программных обеспечениях, используемых в Центре, содержащих персональные данные;
  • устанавливает порядок доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в программных обеспечениях, используемых в филиале ЕРСЦ,
  • обеспечивает сохранность доступа к архивным данным, содержащим персональные данные;
  • обеспечивает безопасность хранения персональных данных при их обработке;
  • определяет лиц, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных;
  • контролирует использование электронной почты Центра;
  • обеспечивает наличие видеонаблюдения в расчетно-справочных центрах филиала ЕРСЦ;
  • в должностных инструкциях определяет ответственность лиц, участвующих в обработке персональных данных, за неправомерное использование персональных данных;

    Центр принимает иные меры, обеспечивающие реализацию норм Закона и осуществляет контроль за их исполнением.

5.7. Внутренний контроль за соблюдением в филиале ЕРСЦ законодательства Республики Беларусь в области защиты персональных данных и локальных нормативных актов осуществляется ведущим специалистом по защите информации службы безопасности Центра.

  1. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.

6.2. Центр при необходимости в одностороннем порядке вносит в Политику соответствующие изменения или дополнения без предварительного и последующего уведомления субъектов персональных данных.

6.3. За содействием в реализации прав, связанных с обработкой персональных данных в филиале ЕРСЦ, субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Центре, в том числе направив сообщение на адрес электронной почты: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript.

6.4. Действующая редакция Политики постоянно доступна на веб-сайте www.ерсц.бел .